仕事

マルチタスクが苦手な人必見!仕事効率化のヒント【ワーママの仕事術】

仕事が終わらない 業務効率化 マルチタスク
この記事はこんな人におすすめ
  • 時短勤務で仕事がおわらない
  • 保育園のお迎えがあるので残業ができない
  • マルチタスクをこなす仕事をしている

ワーママは以前と同じように働くことは難しいですよね。

  • 時短勤務
  • 残業ができない
  • 保育園からの急な呼び出し

などの理由により、他の人よりも短時間でたくさんの業務をこなさないと仕事が終わりません。

わたしは損害保険会社で自動車事故の示談交渉業務、保険金の支払業務を行っています。

常時60〜70件の事故を担当する、超マルチタスク業務。

その合間にチームマネジメント、後輩指導、新人教育なども行っています。

わたし

同僚よりも多くの仕事を任せてもらっていますが、残業はしません!

この記事ではわたしのようなマルチタスクが必要な仕事をしている人に向けて、効率よくタスクをこなすコツを紹介します。

この記事を読めば、限られた時間で周りの人よりもたくさんの仕事をこなす方法がわかります!

マルチタスクとシングルタスク

マルチタスク

マルチタスクとは、複数のタスク(作業・業務)を同時並行で行うことです。

タスクの切り替え時に、必要な情報を思い出すという時間のロスが発生します。

この時間のロスが生産性を下げる原因になってしまいます。

マルチタスクのメリット

  • 飽きない
  • 複数のタスクを少しづつ進めることができる
  • 小さな達成感を積み上げることができる

マルチタスクのデメリット

  • タスクを切り替えることにより集中力・効率が下がる
  • 生産性が下がる
  • 完成度が低くなる
わたし

効率や完成度が下がってしまうのがネック

シングルタスク

シングルタスクとは、ひとつのタスクのみ行うこと。

タスクが完了するまで次のタスクには取り掛かりません。

企画を立てたり文章を書いたり、「思考系」の仕事に向いています。

シングルタスクのメリット

  • 高い集中状態に入ることができる
  • 生産性が高くなる

シングルタスクのデメリット

  • モチベーションが下がると効率が悪くなる
  • 単調な作業は集中力が低下しやすい
わたし

シングルタスクのほうが効率がいいんだね。
でもマルチタスクが必須な仕事も多いのでは?

マルチタスクを効率的におこなうためのポイント3つ

近年はマルチタスクよりもシングルタスクのほうが生産性が高まる、効率がよくなると言われています。

でも仕事の性質によって、どうしてもマルチタスクをこなさなければならない場面もありますよね。

わたし

どうしたら効率よくマルチタスクをこなせるのか、説明していくよ!

優先度の高いタスクから取りかかる

仕事に優先順位をつけるとよく言われますが、いったいどうやって順位をつければいいのでしょうか?

優先順位を考えるうえでわたしが意識しているのは「信頼」です。

  • 顧客対応
  • 取引先とのアポ
  • クレーム対応
  • 期限が迫っているもの
  • 遅れると発生する損害が大きくなるもの

こういったことを後回しにして遅らせると、ビジネスにおいて重要な「信頼」が失われます。

会社の仲間、取引先、顧客との人間関係を何年もかけてつちかってきたという人も多いはず。

信頼を失うと、とたんに仕事がしにくくなるんです。

一度失った信頼を取り戻すにはたくさんの時間と労力が必要になります。

わたし

信頼を失わないように、早めに取りかかります

スキマ時間を使って、残り工程の少ない業務のタスクから片付ける

短時間で片付けられるものは、さっさと片付けてしまうことが重要!

タスクを少しでも減らすためです。

いくつものタスクを同時進行で進めるのは効率が下がるので、同時に行うタスクをできるだけ少なくすることを意識しましょう。

  • 取引先からの折り返し連絡を待っているとき
  • 上司の承認が下りるのを待っているとき

こういったちょっとしたスキマ時間に、短時間で完了できるタスクをちょこちょこ挟みましょう。

わたし

すぐ終わるものは、さっさと終わらせる!

簡単な事務作業はまとめて行う

複数の業務を抱えている場合でも、それらに共通しているタスク(事務作業、メール返信など)がありますよね。

共通しているタスクをまとめて行う時間を作りましょう。

複数のタスクを「シングルタスク化」
してしまうんです。

シングルタスクは集中力を高めやすいので、効率よく進めることができます。

わたし

マルチタスクとシングルタスクのいいとこ取りです

マルチタスクの集中力を高める方法

マルチタスクはタスクごとの切り替え時に「必要な情報を思い出す」という時間のロスが発生します。

そのため集中力が上がりにくく、効率を下げてしまう可能性があります。

どうやったらマルチタスクでも集中力を高めることができるのか?

その方法を紹介していきます。

整理整頓

仕事をするスペースに、極力モノを置かないようにします。

モノが多い状態というのは探し物が多くなるということ。

「探す」という一手間は、

  • 時間のムダ
  • 集中力の低下
  • ストレス

を招きます。

わたし

・デスクの上が散らかっている人
・たくさんの書類を置いている人
ほぼ仕事が遅いです。

わたしはデスクの上には極力モノを置かないようにしています。

  • 飲み物
  • 携帯
  • ボールペン1本
  • そのときに取り掛かっている仕事の書類

これらのみ。

わたし

「出したら片付ける」を徹底してます!

慣れた仕事から取りかかる

朝の始業開始直後、昼休憩のあとの業務開始直後は、比較的カンタンな仕事からとりかかりましょう。

あまり考えずにできる、慣れた仕事からとりかかり、集中力のエンジンをかけます。

  • あまり深く考えなくてもできること
  • カンタンにできること
  • 単純な事務作業

これらを業務開始に5〜10分程度行い、集中状態に持っていきます。

自分が集中状態に入ってから難易度の高いタスクに取りかかるようにすると、うまくいきやすいです。

お腹いっぱいになるまで食べない

仕事をするときは、食事を腹6〜7分目で抑えておきましょう。

お腹いっぱい食べてしまうと、次のようなデメリットがあります。

  • 体が重くなる
  • 午後眠くなる
  • 集中力が下がる

食べたものを消化することにエネルギーが使われるため、脳に回る血液が減ってしまうんだとか。

また、お腹いっぱいになると脳内でセロトニンという物質が分泌されます。

セロトニンは睡眠導入のときに分泌されるメラトニンという物質を出す働きがあるんです。

だから昼食をたくさん食べたあとは眠くなっちゃうんだね

まとめ マルチタスクを効率よく行うと仕事がはかどる

マルチタスクをできる限り効率よく行う方法を紹介しました。

わたしはフルタイムのワーママで残業ができません。

限られた時間の中でたくさんの仕事をこなすにはどうしたらいいかを常に考えています。

マルチタスクを効率よく行い、業務時間内の生産性を高めることができれば、職場で一目置かれる存在になりますよ!

少しでも参考になればうれしいです!

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